Operations Assistant (m/w/d)

Permanent employee, Full or part-time · Garmisch-Partenkirchen

Deine Aufgaben

In dieser Rolle bist du unsere zentrale organisatorische Schnittstelle und unterstützt die Geschäftsführung sowie das Team in allen operativen Themen. Dein Fokus liegt auf Administration und Koordination – ergänzt durch unterstützende Aufgaben in Finance und HR. Du kannst dich frei einbringen und hast die Chance diese Bereiche mit aufzubauen. Je nach Erfahrung übernimmst du mehr oder weniger Verantwortung in folgenden Themen:

Administration & Koordination:

Termine & Wochenplanung: Enge Abstimmung mit der Geschäftsführung zu Terminbuchungen und Reiseplanung.
Reisen & Logistik: Buchung von Hotels und Reisemitteln (Flug, Zug, etc.) für Messen, Kundenbesuche und Teamevents, Anmeldung bei Messen und anderen Events.
Dokumentenmanagement: Verwaltung und Organisation von Unternehmens-dokumenten, Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Ablage und Archivierung.
Allgemeine Administration: Handling des täglichen Büroablaufs, Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs.

Finance:

Payments & Rechnungen: Betreuung unseres Invoicing-Postfachs und Vorbereitung von Überweisungen in unserem Onlinebanking.
Budgetierung: Unterstützung bei der Überwachung von Budgets und monatlichen Kostenstellen.
Vorbereitende Buchhaltung: Unterstützung bei der monatlichen Buchhaltung, Erfassung und Überprüfung von Transaktionen in Abstimmung mit unserer Geschäftsführung und unserem Steuerbüro.

Human Resources (HR):

Mitarbeitendensuche: Unterstützung im Hiring Process, Platzierung von Stellenanzeigen, Anmeldung auf Jobportalen.
Mitarbeitendenunterstützung: Verwaltung und Organisation von Personaldaten in unserem Tool Personio.
Vorbereitende Lohnbuchhaltung: Unterstützung bei der Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen in Zusammenarbeit mit unseren externen Payroll-Dienstleistern in Deutschland und Bulgarien.

Dein Profil

Du bringst Erfahrung in administrativen oder operativen Rollen mit und hast Lust, dich auch in Finance- und HR-Themen einzuarbeiten.

Eine abgeschlossene Berufsausbildung oder Studium in Betriebswirtschaft, Finanzen, HR-Management oder einem verwandten Bereich.
Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Rolle, vorzugsweise in einem kleineren Unternehmen, Startup, oder einem Betrieb beispielsweise aus dem Hotelgewerbe.
Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Genauigkeit, Struktur und Eigenständigkeit.
Grundlegende bis gute Kenntnisse in Buchhaltung und HR-Management.
Gute Computerkenntnisse, insbesondere MS Office. Erfahrung mit Buchhaltungs- und HR-Software (DATEV, Personio, o.ä.) ist ein Plus – kein Muss.
Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit Diskretion zu behandeln.
Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und ein aufgeschlossenes, proaktives Wesen.
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sind erforderlich. Weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Bulgarisch, sind von Vorteil.
Wenn du vielfältige Aufgaben magst und als "Organisationstalent" bekannt bist, ist diese Position genau das Richtige für dich.

Warum wir?

Offene und unterstützende Teamkultur mit regelmäßigen Feedbackschleifen sowie einem hochmotivierten Team, das ergebnisorientiert arbeitet und gemeinsame Erfolge feiert.
Kontinuierliche Lernkurve inklusive: Durch neue Herausforderungen und die Übernahme von Verantwortung ab dem ersten Tag.
Flexibel arbeiten: Hybrid möglich, Arbeitszeiten passend zum Leben (und zu Deadlines).
Wir sind klein genug, dass du wirklich Impact hast – und groß genug, dass es (langfristig) spannend bleibt! Du arbeitest eng mit der GF & dem Gründerteam – Entscheidungen dauern bei uns selten länger als ein Tag.
Benefits die Wellpass, Jobrad oder ein Deutschlandticket.

Deine nächsten Schritte:

Auch wenn du nicht alles mitbringst, was hier drin steht, trau dich und bewerbe dich bitte trotzdem, bei uns kannst du einiges lernen.

Wir freuen uns, Dich kennenzulernen!

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Über uns

Wir sind ein junges, dynamisches Software-Startup mit Sitz in Garmisch-Partenkirchen. Als moderne Company mit einem hybriden Arbeitsmodell sitzen Teile unseres Teams in Garmisch-Partenkirchen, München und in Sofia, Bulgarien sowie weitere Kolleg*innen als remote Mitarbeitende in Deutschland verteilt. Wir arbeiten pragmatisch, helfen uns gegenseitig und feiern Releases lieber als lange Meetings. Wir entwickeln und vertreiben Software zur KI-gestützten Geodatenverarbeitung, Satellitenbildauswertung und zur Rekonstruktion digitaler 3D-Kartenmodelle. Insbesondere spezialisieren wir uns auf die Erzeugung von 3D-Welten und Karten für die Simulation autonomer Fahrzeuge.
Wir leben Vielfalt und Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen aller Menschen.

Your mission

In this role, you will be our central organizational interface and support the management team as well as the wider team in all operational matters. Your focus will be on administration and coordination—complemented by supportive tasks in finance and HR. You’re encouraged to contribute proactively and will have the opportunity to help build up these areas. Depending on your experience, you will take on more or less responsibility in the following topics:

Administration & Coordination

Scheduling & weekly planning: Close coordination with the management team regarding appointment scheduling and travel planning.
Travel & logistics: Booking hotels and transportation (flights, trains, etc.) for trade fairs, customer visits, and team events; registering for trade fairs and other events.
Document management: Managing and organizing company documents, ensuring proper filing and archiving.
General administration: Handling day-to-day office operations and ensuring smooth processes.

Finance

Payments & invoices: Managing our invoicing inbox and preparing transfers in our online banking system.
Budgeting: Supporting the monitoring of budgets and monthly cost centers.
Preliminary accounting: Supporting monthly bookkeeping, recording and reviewing transactions in coordination with management and our tax advisory firm.

Human Resources (HR)

Recruitment support: Supporting the hiring process, posting job ads, and setting up accounts on job portals.
Employee support: Managing and organizing personnel data in our tool Personio.
Payroll preparation: Supporting the preparation of payroll in collaboration with our external payroll service providers in Germany and Bulgaria.

Your profile

You bring experience in administrative or operational roles and are eager to also familiarize yourself with finance and HR topics.
A completed vocational training qualification or degree in business administration, finance, HR management, or a related field.
At least 2 years of professional experience in a similar role, preferably in a smaller company, a startup, or in an environment such as the hospitality industry.
Excellent organizational skills and a high level of accuracy, structure, and independence.
Basic to good knowledge of accounting and HR management.
Good computer skills, especially MS Office. Experience with accounting and HR software (e.g., DATEV, Personio, or similar) is a plus—but not a must.
Ability to handle confidential information with discretion.
Excellent communication skills and an open-minded, proactive attitude.
Very good German and good English skills are required. Additional languages, especially Bulgarian, are an advantage.
If you enjoy a variety of tasks and are known as an “organizational talent,” this position is exactly right for you.

Why us?

An open and supportive team culture with regular feedback loops, plus a highly motivated team that works in a results-driven way and celebrates shared successes.
A continuous learning curve included: new challenges and real responsibility from day one.
Work flexibly: hybrid possible, working hours that fit your life (and deadlines).
We’re small enough for you to make a real impact—and big enough to stay exciting in the long run! You’ll work closely with the management team and founding team; decisions here rarely take longer than a day.
Benefits such as Wellpass, JobRad, or a Deutschlandticket.

Your next steps:
Even if you don’t meet every single requirement listed here, please go ahead and apply anyway—there’s a lot you can learn with us.
We’re looking forward to getting to know you!

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About us

We are a young, dynamic software startup based in Garmisch-Partenkirchen. As a modern company with a hybrid working model, parts of our team are based in Garmisch-Partenkirchen, Munich, and Sofia, Bulgaria, and we also have additional colleagues working remotely across Germany. We work pragmatically, support each other, and prefer celebrating releases over long meetings. We develop and sell software for AI-assisted geospatial data processing, satellite imagery analysis, and the reconstruction of digital 3D map models. In particular, we specialize in creating 3D worlds and maps for the simulation of autonomous vehicles.

We embrace diversity and equal opportunities and welcome applications from everyone.

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